Будем рассматривать оформление кадровых документов  и рассчитывать заработную плату.  Программа 1С Бухгалтерия 8 может выполнять несложный расчет заработной платы для компании с численностью персонала до 60 человек. Поддерживаются два режима по оформлению кадровых документов:

Упрощенный  – без оформления кадровых документов;

Полный - предусматривается заполнение кадровых документов, связанных с приемом перемещением и увольнением персонала.

 Мы будем использовать полный режим. Будем принимать людей на работу.

Рассмотрим справочник «Физические лица», который содержит информацию о физических лицах, их основные реквизиты. Рассмотрим справочник «Сотрудники». В этом справочнике уже содержится информация о физических лицах, которые будут в нашей компании получать заработную плату.

Научимся производить начисление больничных, отпусков, удержания по исполнительным листам.

В конце Вам будет предложено выполнить самостоятельно практическое задание

Справочники "Физические лица" и "Сотрудники"

Справочник «Физические лица».

Справочник предназначен для хранения информации обо всех физических лицах.

 В справочнике можно объединять физических лиц в произвольные группы или подгруппы.

 Для каждого физического лица есть возможность указать его личные данные, такие как:

Справочник «Сотрудники».

С одним и тем же человеком могут быть заключены несколько трудовых договоров, как одновременно (т.е. оформлено совместительство, при этом не только в разных организациях, но и внутри одной), так и последовательно (человек уволился из организации и через некоторое время был принят на работу вновь).

При этом информация о человеке как о личности (о "физическом лице", т.е. его персональные данные, такие как ФИО, пол, возраст и т.п.) не зависит от того, сколько трудовых договоров и на каких условиях с ним заключено. А информация о человеке как о сотруднике (место, условия работы, размер оклада, начисленной и выплаченной зарплаты и т.п.) будет различаться для одного и того же человека в зависимости от конкретного трудового договора.

В программе 1С Бухгалтерия 8 под сотрудниками понимаются физические лица (люди), с которыми у организации может быть заключен один конкретный трудовой договор, в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Если с одним и тем же человеком организация заключает, например, два трудовых договора, то в программе этот человек должен быть представлен двумя сотрудниками. Это позволит получать информацию о человеке как сотруднике по каждому такому договору отдельно (строить отчеты по начислениям в разрезе таких сотрудников и т.п.).

Наименования (представление) этих сотрудников в программе могут отличаться, что удобно для их поиска, выбора, получения информации по ним. При этом настоящие фамилия, имя и отчество человека хранятся отдельно и одинаковы для обоих таких сотрудников. Отдельно, в специальном справочнике физических лиц, хранится и вся остальная персональная информация о человеке, его личные данные.

Такой принцип хранения информации в программе 1С Бухгалтерия 8 (часть "привязана" к сотруднику, а часть к физическому лицу) связан не только с тем, что не требуется повторно вводить персональные данные сотрудника при повторном оформлении трудового договора, а при их изменении вносить одинаковые изменения в нескольких местах (для разных сотрудников, соответствующих этому человеку).

Другая причина, например, в том, что согласно Налоговому кодексу РФ налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по различным трудовым договорам с этой организацией. Так же "сводно" по физическому лицу представляется в органы и отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся в законе о страховых взносах.

Таким образом, каждый человек, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе 1С Бухгалтерия 8 представлен отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. При этом одному такому физическому лицу может соответствовать несколько сотрудников, если с ним были заключены несколько трудовых договоров.

Недопустимо чтобы в ситуации, когда с одним человеком одной организацией заключено несколько трудовых договоров, этот человек был представлен в программе не только несколькими сотрудниками, но несколькими различным физическими лицами (так называемое "дублирование физических лиц"). Такое дублирование приведет к некорректным расчетам НДФЛ, страховых взносов, формированию отчетности по этой организации.

В связи с этим в программе данные о человеке как о сотруднике и как о физическом лице, с одной стороны, хранятся строго отдельно, с другой стороны, визуально представлены и могут редактироваться как в карточке сотрудника, так и в карточке физического лица.

Чтобы не допустить дублирования физических лиц, программа контролирует ввод сотрудников. Если при регистрации нового сотрудника обнаруживается, что в программе уже есть физическое лицо с такими же или похожими данными, то она сообщит об этом.

Помимо трудовых договоров с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т.е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в соответствии с Гражданским кодексом РФ.
В программе 1С Бухгалтерия 8 такие договоры оформляются также с сотрудником, при этом с одним и тем же сотрудником (в терминах программы) может быть заключен как трудовой, так один или несколько договоров ГПХ. Другими словами, если человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору в программе, то создавать отдельного сотрудника для оформления договора ГПХ необходимости нет.

Принципы создания сотрудников в программе

При добавлении в программу 1С Бухгалтерия 8 нового сотрудника автоматически создается соответствующее ему физическое лицо и оно "привязывается" к сотруднику.
Личные данные человека при этом можно внести в карточку сотрудника, и они сохранятся в справочнике физических лиц. Нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него.

Если требуется зарегистрировать оформление с этим человеком другого трудового договора, то удобно создать нового сотрудника из специального раздела "Работа" карточки соответствующего физического лица.

Если же с целью регистрации нового трудового договора (для уже имеющегося в программе физического лица) ввести нового сотрудника непосредственно в справочник сотрудников, то при вводе повторяющейся фамилии программа сообщит, что похожее физическое лицо уже есть в программе и предложит выбрать его. При выборе произойдет "привязывание" этого физического лица к вводимому сотруднику. Таким образом, программа позволит избежать нежелательного дублирования физических лиц.

В карточке сотрудника нет возможности явно указать, что этому сотруднику соответствует определенное, уже ранее созданное физическое лицо, "отвязать" одно физическое лицо и "привязать" другое. Поэтому рекомендуется вводить "повторных" сотрудников из карточки соответствующего физического лица, а непосредственно в справочник вводить сотрудников внимательно, не допуская дублирования физических лиц.

При первой регистрации трудового договора с человеком допускается сначала создать соответствующее физическое лицо, а затем уже из карточки этого физического лица создать сотрудника. Этот способ следует использовать с осторожностью, поскольку он может привести к дублированию физических лиц.

Создания сотрудника недостаточно для регистрации в программе 1С Бухгалтерия 8 его приема на работу по трудовому договору. Для завершения оформления необходимо ввести документ "Прием на работу", указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора. Документ можно ввести непосредственно из карточки сотрудника.

Для оформления приема на работу всех сотрудников при начале эксплуатации программы можно воспользоваться специальным документом "Данные на начало эксплуатации".

В списке сотрудников по умолчанию не показываются сотрудники, которые отмечены как "неактуальные". Для их отображения в списке можно установить соответствующий флаг.

Документы по кадрам

Документом "Прием на работу"  регистрируется прием сотрудников на работу, а также спосо

 Необходимо заполнить следующие реквизиты:

Документом "Кадровое перемещение" регистрируются перемещения сотрудников, изменения способов оплаты и других условий труда.

 В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

Документ "Увольнение" предназначен для регистрации увольнений сотрудников. Документ прекращает действие плановых начислений увольняемых сотрудников.

 В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

 

Принять на работу сотрудника:

Принять на работу сотрудника:

Начисление заработной платы

Документ «Начисление зарплаты» в программе 1С Бухгалтерия 8  предназначен для расчета начисленных и удержанных сумм всем сотрудникам организации или сотрудникам определенного подразделения. Документ регистрируется один р

На закладке «Начисления» данные могут быть заполнены автоматически по кнопке «Заполнить начисления». На закладке «Удержания» можно ввести сведения об удержаниях сотрудников.

 При проведении документа формируются проводки по счетам бухгалтерского учета по начислению заработной платы, налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), а также начисленным налогам (взносам) с ФОТ. Для ввода шаблона проводок, которых используется при начислении заработной платы, предназначен справочник «Способы отражения зарплаты в бухучете».

Расчет НДФЛ  и налогов (вносов) с ФОТ производится в документе начисление зарплаты автоматически на основании данных о начислениях.

Произведем начисление зарплаты по подразделению «Администрация» за январь 2015 года.

Выплата заработной платы

Выплата зарплаты в программе 1С Бухгалтерия 8  наличными через кассу регистрируется документом «Ведомости в кассу» раздела «Зарплата и кадры». Сформировать платежную ведомость по форме Т-53 можно по кнопке «Печать».

Для выплаты заработной платы по платежной ведомости Т-53 необходимо на основании ведомости ввести расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям».

 Для выплаты зарплаты каждому работнику отдельным расходным кассовым ордерам необходимо ввести расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата заработной платы работнику». В документе указывается ведомость и сотрудник, которому выплачивается заработная плата. Сумма выплаты подставляется в документ автоматически.

Не выплаченная в срок заработная плата может быть депонирована. Для регистрации этого факта предназначен документ «Депонирование организаций». Ввести документ можно в разделе «Зарплата и кадры» - «Депонирование».

 Документ «Депонирование» может быть сформирован на основании документов «Ведомости на выплату заработной платы через кассу». Данные могут быть заполнены автоматически по кнопке «Заполнить» по остаткам не выданной заработной платы.

 При учете депонированной заработной платы следует придерживаться следующей схемы:

  1. Сначала вводится документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу».
  2. На основании ведомости блюдца документ «Депонирование». В документе следует оставить только тех сотрудников, которые не получили заработную плату.
  3. После этого на основании документа «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» можно ввести расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата депонированной заработной платы» или «Списание с расчетного счета».

 Суммы просроченных выплат по депонентам списываются документом «Списание депонентов в доход организации».

Сформировать 31.01.2015 ведомость выплаты заработной платы за январь 2015 года по подразделению «Администрация».  На основании платежной ведомости оформить 31.01.2015 документ «Выдача наличных расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям».

Начисление по больничным листам и отпускных

Документом «Больничный лист» регистрируется факт предъявления сотрудником листка нетрудоспособности, как с  целью назначения пособия, так и для отражения его отсутствия в кадровом учете. При выборе сотрудника производится автоматический расчет среднего заработка по данным информационной базы на основании сведений  за предыдущие два календарных года. Документ следует вводить до окончательного начисления заработной платы, т.к. расчет НДФЛ производится в документе «Начисление зарплаты».

Документом «Отпуск» регистрируется факт предоставления работнику ежегодного отпуска. При выборе сотрудника производится автоматический расчет среднего заработка по данным информационной базы на основании сведений за предыдущие 12 календарных месяцев.

Документ следует вводить до окончательного начисления заработной платы, так как расчет НДФЛ и страховых взносов производится в документе «Начисление зарплаты».

Для документов «Отпуск» предусмотрена печать приказа о предоставлении отпуска по форме Т-6.

 

Начислить Иванову Ивану Ивановичу больничный за февраль  2015 года (от 12.02.2015).  Номер листка нетрудоспособности 752455624. Причина нетрудоспособности: (01, 02, 10, 11) Заболевание или травма (кроме травм на производстве). Освобождение от работы с 02.02.2015 по 08.02.2015 Процент оплаты 60%.

Удержания по исполнительным листам

В документе «Исполнительный лист» регистрируются сведения, необходимые для автоматического расчета удержания из заработной платы сотрудника. В частности, указывается получатель и порядок расчета удержания (фиксированной суммой, процентом или долей). Непосредственно удержание производится при автоматическом заполнении документа «Начисление зарплаты».

Мы рассмотрели основные моменты начисления заработной платы в программе 1С Бухгалтерия 8. Можно переходить к выполнению самостоятельного задания.

Практическое задание

Принять на работу сотрудника:

Принять на работу сотрудника:

Принять на работу сотрудника:

Установить для Семенова С.С. с 01.01.2015 способ отражения заработной платы: «Общепроизводственные расходы».

Установить для Васильева В.В , Николаева Н.Н. с 01.01.2015 способ отражения заработной платы: «Основное производство».

Начислить заработную плату по «Цеху производства» за январь 2015 года.

Зарегистрировать исполнительный лист от 25.02.2015. Удерживать с Васильева В.В в пользу Васильевой Василисы Васильевны с 01.02.2015 по 23.04.2025 1/3 заработной платы.

Зарегистрировать исполнительный лист от 01.03.2015. Удерживать с Семенова Семена Семеновича в пользу ТЦ КОМУС ООО с 01.03.2015 по 31.03.2015 46000,00 рублей.

Начислить заработную плату за февраль 2015 года.

Начислить Николаеву Николаю Николаевичу отпускные за март 2015 года.  Период отпуска с 30.03.2015 по 05.04.2015 за работу с 15.01.2015 по 31.03.2015.

Начислить заработную плату за март 2015 года.